Как отправить письма по списку из Excel
Для тех, кто делает рассылки — это мечта! Сформировал таблицу с данными получателя, составил письмо и Excel сам отправит все письма по указанным адресам с заданным интервалом между отправками, чтобы сервер исходящей почты не заругался!
Естественно, заранее нужно установить Kutools для Excel!
Настройка связи с SMTP сервером почтовых сообщений:
- Настраиваем связь с сервером SMTP (сервер исходящих сообщений). Потребуется адрес сервера, порт и данные авторизации. Эти параметры вам всегда предоставляет ваш почтовый сервер, которым вы пользуетесь. Имейте ввиду, бесплатные почтовые сервисы, такие как Yandex или Google заблокируют ваш ящик, если вы отправите более 50 сообщений в сутки. Мы рекомендуем для ведения регулярных рассылок пользоваться платными SMTP серверами, которые специально для этого и создаются. Мы много разных пробовали, остановились вот на этом — SMTP.BZ и вам его рекомендуем. Параметры сервера нужно ввести в окно соответствующих настроек, кликнув на пиктограмму их вызова, как указано на изображении ниже.
В поле «email» (1 на изображении ниже) нужно указать адрес вашей электронной почты, которая будет указываться в качестве адреса отправителя сообщения. Для ведения профессиональных рассылок нужно пройти валидацию вашего домена на сервисе, чтобы сервис отправки воспринимал вас как истинного владельца почтового ящика отправки.
- В поле SMTP сервер (2) нужно указать адрес вашего сервера исходящих сообщений. Для Yndex, например smtp.yandex.ru. У вашего сервера может быть другой, уточните у знающих товарищей.
- Порт, если вы используете шифрование SSL, нужно указать 465. В других случаях уточняйте в параметрах вашего сервера.
- Отправитель — указывается имя, которое видит получатель в свойства письма.
- Логин — ваш логин на сервере SMTP
- Пароль — ваш пароль для авторизации на том же сервера SMTP
- Использовать SSL — если нужно, поставьте указатель. Эти параметры нужно уточнять у администратора сервера.
- Сохранить отправленные письма — если вам требуется, программа сохранит все сообщения в указанную папку на ПК
- Интервал отправки — сколько времени нужно на паузу между отправкой сообщений. Важный параметр, лучше изучить самостоятельно. Мы рекомендуем от 3 до 5 секунд. Если пауза будет меньше, то нагрузка на сервер возрастёт и к вашему аккаунту могут применить ограничения.
- Тест — после ввода всех параметров протестируйте сервер. В случае успеха или ошибок, будет сообщение программы.
Создание списка рассылок:
- Создайте таблицу с адресами и данными получателей ваших писем. Пример:
Здесь указаны адреса email получателей, их ФИО и другая информация, которую программа будет вносить в указанные поля в теле письма. - Нажатием на кнопку «Создать лист рассылки»
вызывается диалоговое окно, для указания параметров списка рассылки:
- Следует указать, какие поля будут использоваться при формировании сообщений. Также здесь нужно выбрать место формирования листа рассылки — либо на новом листе, либо на существующем. Программа при создании листа создаст 1 строку с примером данных. Попробуйте, здесь всё просто.
Отправка сообщения
- Последним этапом нужно создать и отправить само письмо:
1. Лист рассылки — выделите таблицу с данными, а программа будет её считать листом рассылки и брать оттуда данные для заполнения полей письма. 2. Колонка с email — укажите из выпадающего списка, в какой колонке записаны email адреса получателей, 3. Вложения — если нужно, то каждому получателю можно вложить файл, укажите его путь в файловой системе вашего ПК, 4. Тема — тема сообщения, 5. Опции подстановки для персонализации email. Если в определённом месте письма нужно вставлять Имя получателя, которое записано в Листе рассылке в строке данного получателя, то выберите колонку в данном поле и нажмите кнопку «Вставить», 6 — 7. Открыть — все ваши созданные сообщения можно сохранить в виде файлов а затем открывать, редактировать и отправлять снова, 8. Тело письма. - После создания письма, нажмите кнопку «Отправить» для отправки сообщения.
